Eine Gehaltsabrechnung verrät mehr als das Gehalt: Religion über die Kirchensteuer, Familienstand über die Steuerklasse, Kinder über den Freibetrag, dazu Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Kontonummer. Nichts davon braucht ein Vermieter, um zu prüfen, ob du die Miete zahlen kannst. Die Gehaltsabrechnung für den Vermieter zu schwärzen ist deshalb erlaubt und sinnvoll — solange die Zahlen sichtbar bleiben, die er tatsächlich braucht. Dieser Artikel zeigt, was du abdecken darfst, was sichtbar bleiben muss, wie Vermieter darauf reagieren und wie du technisch richtig schwärzt.
Das Wichtigste in Kürze
- Schwärzen erlaubt: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Personalnummer, Kirchensteuer, Krankenkasse, IBAN, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Gewerkschaftsbeitrag, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge.
- Sichtbar bleiben: Name, Arbeitgeber, Abrechnungsmonat, Bruttogehalt, Nettoauszahlung — sonst ist der Nachweis wertlos.
- Rechtsgrundlage: Der Vermieter darf nur Daten erheben, die er für die Entscheidung braucht (Datenminimierung, Art. 5 DSGVO). Religion darf er gar nicht erfragen.
- Richtig schwärzen: mit einem echten Redaktionswerkzeug oder Ausdruck plus Scan. Ein schwarzes Rechteck als PDF-Kommentar ist mit einem Klick weg.
- Alternative: eine Arbeitgeberbescheinigung mit Bruttogehalt — dann muss die Abrechnung oft gar nicht mit.
Darf ich die Gehaltsabrechnung für den Vermieter schwärzen?
Ja. Der Vermieter hat ein berechtigtes Interesse daran, dein Einkommen zu prüfen — nicht daran, deine Religion, deinen Familienstand oder deine Kontonummer zu erfahren. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung darf er nur die Daten erheben, die für die Entscheidung erforderlich sind. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zur Mieterselbstauskunft zählt Religion und Familienstand ausdrücklich zu den Angaben, nach denen ein Vermieter nicht fragen darf — was er nicht fragen darf, muss er auch nicht auf der Abrechnung lesen.
Zwingen kann dich also niemand, eine ungeschwärzte Abrechnung vorzulegen. Umgekehrt kann dich auch niemand zwingen, gar nichts zu schwärzen. Die Grenze ist eine praktische: Der Nachweis muss seine Funktion erfüllen. Eine Abrechnung, auf der außer dem Netto alles schwarz ist, sieht manipuliert aus — und ein Vermieter, der zwischen zwei Bewerbern wählt, nimmt den, dessen Unterlagen keine Fragen aufwerfen.
Was du schwärzen darfst
Diese Angaben stehen auf fast jeder Abrechnung und gehen den Vermieter nichts an:
| Angabe | Warum sie weg darf |
|---|---|
| Steuer-Identifikationsnummer | Für die Bonität irrelevant, Missbrauchsrisiko |
| Sozialversicherungsnummer | Dito — gehört zu den sensibelsten Kennzahlen |
| Personalnummer | Interne Angabe des Arbeitgebers |
| Kirchensteuer / Konfession | Lässt auf die Religion schließen — besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO |
| Krankenkasse | Kein Bezug zur Zahlungsfähigkeit |
| Bankverbindung / IBAN | Der Vermieter bekommt sie erst mit dem Mietvertrag |
| Steuerklasse | Lässt auf Familienstand schließen — unzulässige Frage |
| Kinderfreibeträge | Lässt auf Kinder schließen; zulässig ist nur die Zahl der einziehenden Personen |
| Gewerkschaftsbeitrag | Gewerkschaftszugehörigkeit ist ebenfalls besondere Kategorie |
| Vermögenswirksame Leistungen, Direktversicherung, Betriebsrente | Private Vorsorge, ohne Bedeutung für die Miete |
| Urlaubstage, Überstundenkonto | Interne Angaben |
Ein Sonderfall sind Pfändungen und Abtretungen. Rechtlich darfst du auch sie abdecken — der Vermieter hat keinen Anspruch darauf. Nur: Ein Pfändungsabzug senkt die Nettoauszahlung, und die bleibt sichtbar. Wer geschwärzte Abzüge und ein ungewöhnlich niedriges Netto vorlegt, sollte auf Nachfrage eine ehrliche Antwort parat haben.
Was sichtbar bleiben muss
Fünf Angaben machen die Abrechnung zum Nachweis. Fehlt eine, ist das Dokument für den Vermieter nicht mehr brauchbar:
- Dein Name — sonst kann die Abrechnung von jedem sein.
- Name des Arbeitgebers — belegt das Beschäftigungsverhältnis.
- Abrechnungsmonat und -jahr — zeigt, dass der Nachweis aktuell ist.
- Bruttogehalt — die Bezugsgröße, mit der Vermieter rechnen.
- Nettoauszahlung — der Betrag, aus dem die Miete tatsächlich bezahlt wird; Faustregel: etwa das Dreifache der Kaltmiete.
Sinnvoll sichtbar, weil es dich stärkt: Eintrittsdatum (steht auf vielen Abrechnungen) und Steuerbrutto im Jahr, das die Stabilität zeigt. Was Vermieter beim Einkommen sonst prüfen, steht in Einkommensnachweis Wohnung.
Wie Vermieter auf geschwärzte Abrechnungen reagieren
Private Vermieter und die meisten Hausverwaltungen akzeptieren sparsam geschwärzte Abrechnungen ohne Kommentar — sie sind längst Alltag. Manche Wohnungsgesellschaften und Makler bestehen dagegen auf ungeschwärzten Kopien, meist aus Gewohnheit oder wegen interner Prüfvorgaben. Dann hast du drei Möglichkeiten:
- Nachfragen, was genau gebraucht wird. Oft reicht es, eine einzelne Angabe wie die Steuerklasse wieder freizugeben.
- Eine Arbeitgeberbescheinigung mit Bruttogehalt anbieten. Sie enthält von vornherein nur die relevanten Angaben — Muster und Inhalt.
- Die ungeschwärzte Abrechnung nur vor Ort zur Einsicht vorlegen, ohne sie aus der Hand zu geben.
Was du nicht tun solltest: aus Angst vor der Absage die volle Abrechnung per Mail an eine Adresse aus einem Kleinanzeigen-Inserat schicken. Eine Gehaltsabrechnung mit Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN ist für Identitätsbetrüger ein Volltreffer. Woran unseriöse Inserate zu erkennen sind, steht in Wohnungsbetrug erkennen.
Richtig schwärzen: Nicht nur ein schwarzes Kästchen
Der häufigste Fehler ist technischer Natur: Ein schwarzes Rechteck, das als Kommentar oder Form über den Text gelegt wird, ist keine Schwärzung. In der Vorschau am Mac, in Acrobat Reader oder im Browser lässt sich die Form markieren und löschen — oder der Text darunter einfach mit der Maus auswählen und kopieren. Drei Wege, die wirklich funktionieren:
- Echtes Redaktionswerkzeug. Die Vorschau-App am Mac hat unter „Werkzeuge" eine Funktion „Schwärzen", die den Inhalt aus der Datei entfernt; Adobe Acrobat Pro ebenfalls. Nach dem Speichern prüfst du, ob sich an der Stelle noch Text markieren lässt.
- Ausdrucken, mit Filzstift schwärzen, neu scannen. Unelegant, aber sicher — was auf dem Papier schwarz ist, kommt nicht wieder. Mit einer Scan-App auf dem Handy in 150 dpi als PDF.
- Als Bild exportieren, schwärzen, zurück in PDF. Aus dem Bild lässt sich kein Text mehr auslesen. Nachteil: größere Datei, keine Textsuche.
Zusätzlich lohnt ein Wasserzeichen quer über die Seite: „Kopie — nur zur Wohnungsbewerbung bei [Vermieter], [Datum]". Sollte das Dokument jemals woanders auftauchen, ist es für den Missbrauch unbrauchbar.
Drei Abrechnungen, ein Standard
Schwärze auf allen drei Abrechnungen dieselben Felder auf dieselbe Weise. Drei unterschiedlich behandelte Seiten wirken zusammengesucht. Und lege sie in der Mappe hinter die Selbstauskunft, vor die SCHUFA-Auskunft — in einer PDF, nicht als drei Anhänge. Wie die Mappe insgesamt aufgebaut ist, steht in Bewerbermappe als PDF erstellen.
Die geschwärzten Abrechnungen bereitest du einmal vor und tauschst sie monatlich aus — dann liegt die Mappe fertig, wenn das passende Inserat erscheint. Denn dort entscheidet Tempo: Auf ImmoScout24 und Immowelt gehen bei begehrten Wohnungen innerhalb von Stunden dutzende Anfragen ein. Wohnly bewirbt sich dort und auf Immonet automatisch, im Median zehn Minuten nach dem Fund, mit individuellem Anschreiben — die Nachweise reichst du nach, sobald der Vermieter sie anfordert.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Der Vermieter darf nur die Daten erheben, die er für die Bonitätsprüfung braucht. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Kirchensteuer, Steuerklasse, Krankenkasse, IBAN und ähnliche Angaben gehören nicht dazu und dürfen abgedeckt werden. Name, Arbeitgeber, Monat, Brutto und Netto müssen lesbar bleiben.
Name, Arbeitgeber, Abrechnungsmonat, Bruttogehalt und Nettoauszahlung. Ohne diese fünf Angaben ist die Abrechnung kein Einkommensnachweis mehr. Alles andere darfst du abdecken — je sparsamer, desto weniger Rückfragen.
Verlangen kann er sie, einen Anspruch darauf hat er nicht. Er darf dich aber ablehnen, wenn ihm die Unterlagen nicht reichen. Bietet er keine Alternative an, hilft eine Arbeitgeberbescheinigung mit Bruttogehalt oder die Einsicht in die ungeschwärzte Abrechnung vor Ort, ohne sie aus der Hand zu geben.
Mit einem echten Redaktionswerkzeug — in der Vorschau am Mac unter „Werkzeuge → Schwärzen", in Acrobat Pro unter „Schwärzen" — oder durch Ausdrucken, Abdecken mit Filzstift und neues Scannen. Ein schwarzes Rechteck als Kommentar reicht nicht: Es lässt sich löschen, und der Text darunter bleibt kopierbar.
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